1Загальні положення

Ця Політика конфіденційності описує, як MealSync збирає, використовує, зберігає та захищає персональні дані користувачів мобільного додатку MealSync та веб-сайту mealsync.online.

Використовуючи наш застосунок або вебсайт, ви погоджуєтеся з умовами цієї Політики. Якщо ви не погоджуєтеся, будь ласка, припиніть використання наших сервісів.

2Хто ми

MealSync — це платформа для управління шкільним харчуванням, яка поєднує адміністраторів навчальних закладів, кухонний персонал та батьків в єдиному цифровому процесі.

Оператором персональних даних є розробники платформи MealSync. З питань захисту даних звертайтеся за адресою: privacy@mealsync.online.

3Які дані ми збираємо

Ми збираємо такі категорії персональних даних:

Облікові дані

• Ім'я та прізвище
• Адреса електронної пошти
• Зашифрований пароль (збережений у Firebase Auth)
• Фотографія профілю (якщо надається)

Організаційні дані

• Назва організації / навчального закладу
• Роль у системі (адміністратор, батько, персонал кухні тощо)
• Прив'язані заклади та класи

Дані про замовлення та харчування

• Вибір страв та щотижневі замовлення
• Харчові преференції та алергени (якщо вказані)
• Історія записів замовлень

Технічні дані

• IP-адреса та тип пристрою
• Версія операційної системи та застосунку
• Токени push-сповіщень Firebase Cloud Messaging
• Журнали помилок та аналітику використання (агреговано, анонімізовано)

4Як ми використовуємо дані

Зібрані дані використовуються виключно для таких цілей:

• Реєстрація та автентифікація облікових записів
• Надання основних функцій платформи: управління меню, замовленнями та звітами
• Роль-орієнтований доступ до різних розділів системи
• Надсилання push-сповіщень щодо замовлень і оновлень меню
• Технічна підтримка та виправлення помилок
• Покращення якості сервісу на основі агрегованої статистики
• Виконання вимог законодавства

Ми не використовуємо ваші дані для реклами третіх сторін і не продаємо їх.

5Правова підстава обробки

Обробка персональних даних здійснюється на підставі:

• Виконання договору — обробка необхідна для надання послуг, замовлених користувачем.
• Законний інтерес — для забезпечення безпеки системи та покращення якості сервісу.
• Згода — для надсилання необов'язкових сповіщень (ви можете відкликати згоду в будь-який час у налаштуваннях).
• Юридичне зобов'язання — для виконання вимог чинного законодавства.

6Передача даних третім особам

Ми використовуємо надійних постачальників інфраструктури та сервісів. Ваші дані можуть передаватися лише таким категоріям одержувачів:

• Google Firebase (Firebase Auth, Cloud Firestore, Cloud Storage, Cloud Functions, FCM) — хмарна інфраструктура та аутентифікація. Розташована в ЄС/США відповідно до стандартів Google Cloud.
• Адміністратори організації — уповноважені особи вашого навчального закладу мають доступ до даних, пов'язаних із харчуванням учнів у межах своєї організації.
• Технічна підтримка — наші фахівці можуть мати обмежений доступ до даних виключно для вирішення технічних проблем.

Передача даних за межі вашої країни здійснюється з дотриманням відповідних гарантій (Стандартні договірні умови ЄС або еквівалентні механізми захисту).

7Зберігання та безпека

Персональні дані зберігаються протягом усього часу активності облікового запису та до 24 місяців після його видалення або остаточного припинення використання сервісу, якщо законодавство не вимагає іншого.

Ми вживаємо таких заходів безпеки:

• Шифрування даних у стані спокою та під час передачі (TLS 1.2+)
• Аутентифікація на базі Firebase Auth з підтримкою 2FA
• Рольова модель доступу (RBAC) з принципом найменших привілеїв
• Правила безпеки Firebase Firestore та Cloud Storage
• Регулярний аудит і моніторинг підозрілої активності

8Ваші права

Відповідно до чинного законодавства про захист даних ви маєте право:

• Доступ — отримати копію своїх персональних даних
• Виправлення — виправити неточні або застарілі дані
• Видалення — запросити видалення ваших даних («право бути забутим»)
• Обмеження — обмежити обробку ваших даних у певних випадках
• Заперечення — заперечити проти обробки на підставі законного інтересу
• Перенесення — отримати дані у структурованому форматі
• Відкликання згоди — відкликати будь-яку раніше надану згоду

Для реалізації будь-якого з цих прав надішліть запит на privacy@mealsync.online. Ми відповімо протягом 30 днів.

9Дані дітей

MealSync є платформою для організацій. Персональні дані учнів (як правило, неповнолітніх) обробляються виключно в контексті шкільного харчування й лише за умови, що відповідна організація (навчальний заклад) має на це відповідні правові підстави та згоду батьків або опікунів, отриману відповідно до чинного законодавства.

Ми не збираємо дані дітей безпосередньо — всі дані вводяться уповноваженими дорослими (батьками або адміністраторами).

10Файли cookie та локальне зберігання

Наш веб-сайт використовує мінімальну кількість файлів cookie та технологій локального зберігання виключно для:

• Запам'ятовування мовних налаштувань (mealsync-language)
• Забезпечення базового функціонування форм

Ми не використовуємо аналітичні або рекламні файли cookie третіх сторін. Мобільний застосунок не використовує файли cookie; для зберігання налаштувань застосовується захищене локальне сховище пристрою.

11Зміни до цієї Політики

Ми залишаємо за собою право оновлювати цю Політику конфіденційності. У разі суттєвих змін ми повідомимо вас через push-сповіщення у застосунку або електронний лист не менш ніж за 14 днів до набрання чинності змін.

Актуальна версія Політики завжди доступна на цій сторінці. Дата останнього оновлення вказана у верхній частині документа.

12Контактна інформація

З будь-яких питань щодо цієї Політики або обробки ваших персональних даних звертайтеся до нас:

1General Provisions

This Privacy Policy describes how MealSync collects, uses, stores, and protects personal data of users of the MealSync mobile application and the website mealsync.online.

By using our app or website, you agree to the terms of this Policy. If you do not agree, please stop using our services.

2Who We Are

MealSync is a school meal management platform that connects administrators, kitchen staff, and parents in one digital workflow.

The controller of personal data is the MealSync platform development team. For data protection inquiries, contact us at privacy@mealsync.online.

3What Data We Collect

We collect the following categories of personal data:

Account data

• First and last name
• Email address
• Encrypted password (stored in Firebase Auth)
• Profile photo (if provided)

Organizational data

• Organization / educational institution name
• Role in the system (administrator, parent, kitchen staff, etc.)
• Linked institutions and classes

Ordering and meal data

• Meal selections and weekly orders
• Dietary preferences and allergens (if provided)
• Order history records

Technical data

• IP address and device type
• Operating system and app version
• Firebase Cloud Messaging push notification tokens
• Error logs and usage analytics (aggregated, anonymized)

4How We Use Data

The collected data is used only for the following purposes:

• Account registration and authentication
• Providing core platform functions: menu, orders, and reporting
• Role-based access to different areas of the system
• Sending push notifications about orders and menu updates
• Technical support and bug fixes
• Improving service quality based on aggregated statistics
• Complying with legal obligations

We do not use your data for third-party advertising and do not sell it.

5Legal Basis for Processing

Personal data is processed based on:

• Performance of a contract — processing is necessary to provide services requested by the user.
• Legitimate interest — to ensure system security and improve service quality.
• Consent — for sending optional notifications (you can withdraw consent at any time in settings).
• Legal obligation — to comply with applicable laws.

6Sharing Data with Third Parties

We use trusted infrastructure and service providers. Your data may be shared only with the following categories of recipients:

• Google Firebase (Firebase Auth, Cloud Firestore, Cloud Storage, Cloud Functions, FCM) — cloud infrastructure and authentication. Hosted in the EU/US in accordance with Google Cloud standards.
• Organization administrators — authorized representatives of your educational institution have access to data related to student meals within their organization.
• Technical support — our specialists may have limited access to data strictly for resolving technical issues.

Transfers of data outside your country are performed with appropriate safeguards (EU Standard Contractual Clauses or equivalent protection mechanisms).

7Storage and Security

Personal data is stored for the entire period of account activity and for up to 24 months after account deletion or final termination of service use, unless a longer period is required by law.

We apply the following security measures:

• Encryption at rest and in transit (TLS 1.2+)
• Firebase Auth-based authentication with 2FA support
• Role-based access control (RBAC) with least-privilege principles
• Firebase Firestore and Cloud Storage security rules
• Regular audits and suspicious activity monitoring

8Your Rights

Under applicable data protection laws, you have the right to:

• Access — obtain a copy of your personal data
• Rectification — correct inaccurate or outdated data
• Erasure — request deletion of your data ("right to be forgotten")
• Restriction — limit processing of your data in certain cases
• Objection — object to processing based on legitimate interest
• Portability — receive data in a structured format
• Withdraw consent — revoke any previously given consent

To exercise any of these rights, send a request to privacy@mealsync.online. We will respond within 30 days.

9Children's Data

MealSync is a platform for organizations. Personal data of students (typically minors) is processed only in the context of school meal operations and only when the relevant organization (educational institution) has proper legal basis and parental/guardian consent in accordance with applicable laws.

We do not collect children's data directly. All such data is entered by authorized adults (parents or administrators).

10Cookies and Local Storage

Our website uses a minimal amount of cookies and local storage technologies solely to:

• Remember language settings (mealsync-language)
• Ensure basic form functionality

We do not use third-party analytics or advertising cookies. The mobile app does not use cookies; secure local device storage is used for app settings.

11Policy Updates

We reserve the right to update this Privacy Policy. In the case of material changes, we will notify you via in-app push notification or email at least 14 days before changes take effect.

The current version of the Policy is always available on this page. The date of the latest update is shown at the top of the document.

12Contact Information

For any questions about this Policy or the processing of your personal data, contact us: